| ■ 2005/12/31 心がけ |
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どのような企業でも、
自社が販売する「モノ」や、提供する「サービス」「情報」においては、
品質の向上や、低価格化など、
お客さんに満足してもらえるよう努力すると思います。
そういう面から考えてみると、
ひと言で「事務職」と言っても、ふたつのパターンがあると思うんです。
それは、「事務」の仕事そのものが、
その企業にとっての「商品」であるかないか、ということです。
例えば、役所の戸籍係や、銀行の窓口など、事務手続きをする仕事、
会計事務所や社労士事務所など、手続きの為の書類を作成する仕事、
こういう「事務」の仕事は、「事務」そのものが「商品」だと思うのです。
また、一般にモノを売る企業や、サービスや情報を提供する企業では、
「事務」そのものは「商品」ではないと思うのです。
こうなると、それぞれに、求められるものが違うと考えられます。
「事務」そのものが「商品」であるならば、
品質の向上＝スキルアップ、低価格化＝スピードアップが必要となります。
したがって、効率よく仕事をこなしていかなければいけません。
一方、直接的に「事務」そのものが「商品」ではない場合。
自分の事務の効率ばかり考えてはいけないとい思うのです。
その企業のオリジナリティが大事になってきます。
どんなに無駄のように思えることでも、
それには、それなりに、その企業では必要なことが多いのです。
「事務」部門にとっては、不必要なことでも、
もしかしたら「営業」部門では必要なのかもしれません。
つまり、この場合の「事務」は、柔軟性が必要だと思うのです。
いろいろな側面からものを見る能力が求められるのではないでしょうか。
わたしは、自分のおかれている状況を見極めて、
何を求められているのかを考えながら、
仕事をすすめていくよう、心がけたいと思っています。
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| ■ 2005/12/31 挨拶 |
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わたしの友人が言いました。
「わたしの会社の課長、とっても無愛想なのよ」
「あらあら」
「朝、挨拶しても返事すらないんだから！」
「あら、それはイヤな感じの課長さんねぇ」
「でしょー。だから、誰もその課長には挨拶しないのよ」
「えっ？おはようございますって言わないの？」
「そうよ、だって、言っても無駄だもん」
「それって・・・いくら返事がなくてもした方がいいんじゃない？」
「いやよ。誰もしてないし。」
「でも、ずっと挨拶してれば、いつかはその課長さんだって変わるかもよ」
「ありえなーい」
「やってみなきゃわからないんじゃない？」
「無理、無理」
「・・・・・・・そう？」
何だか、寂しい気分になったわたしです。
朝の挨拶もしない課長さんも、問題ありかもしれないけど
そういう課長さんを無視してしまうみんな、というのもどうなんでしょう。
何だか、風通しの悪そうな職場を想像してしまいました。
同じ職場で働く者どうし、朝は元気よく笑顔で
「おはようございます！」と言いたいものです。
そして、職場の雰囲気は、誰かが作ってくれるものではなく、
積極的に自分で作っていこうとする姿勢が大事なような気がします。
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| ■ 2005/12/31 自信 |
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一緒の会社で事をしていた同僚の彼女のお話です。
彼女とは、部署が違うけど、お昼休憩はいつも一緒にとっていました。
彼女は、バリバリ仕事をしていました。
そんな彼女は忙しくなると、いつも、言っていました。
「この会社のこういう所がおかしい」
「あの上司の仕事の配分がおかしい」
「わたしばっかり忙しくて不公平だ」
などなど、会社や上司に対しての悪口のオンパレード。
わたしは、同意を求められても彼女とは部署が違うため、
彼女の言ってることが、ピンとこず、曖昧な相づちをうつだけ・・・・
なんとも情けない状態でした。
そんな彼女も、逆に仕事量に余裕がある時は、態度が違いました。
わたしがいなくなれば、会社やあの部署が困るはず、
・・・といわんばかりの自信たっぷりの自慢話のオンパレード。
その差に、あたしはこっそり、笑ってしまってました。
状況が悪くなれば、それはすべて人のせいで、
逆に状況が良くなれば、すべて自分のおかげ・・・なんて、
なんとも幸せな人だなぁと。
そんな彼女が、突然、言い出したんです。
「退職したい」って。
あらあら、そうなの・・・で、いつ辞めるの？って尋ねたら、
「うーん、どうなるかしら」と答えが返ってきました。
彼女は、どうやら、自分は大事な仕事をしてて、
その後を引き継ぐだけの能力ある後任の人がいないので、
会社から引き止められるだろうから、
実際の退職は数ヶ月後になるだろうとの考えのようでした。
だけど・・・その半月後、彼女は退職しました。
どうやら、「退職したい」という彼女の意思は、すぐに尊重されたようです。
一体、彼女の話の何が真実だったんでしょうね。
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| ■ 2005/12/31 自己管理能力 |
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先日、ある大手企業の人事部の方の講演を聞く機会がありました。
その方が、おっしゃるには、
「挨拶」と「自分で朝起きること」のふたつができれば、
採用されるとのことなんですよ。びっくりです。
そんな簡単なこと・・・誰でもできるじゃないですか、
と、言いたくなるんですが、
これが結構、今の若い人にはできない人が多いとか。
「挨拶」は、説明するまでもなく、とても大事なことですよね。
そして、「自分で朝起きること」・・・これは自己管理能力なんだそうです。
いつまでも親に起こしてもらっていたり、
または、起こされてもさっさと起きなかったり
・・・これがダメなんでしょうかね。
まー、確かに、一緒に仕事してる仲間としては、
遅刻ギリギリで出社してくる人よりは、
早めに出社してくる人の方が、仕事ができる感じがしますよね。
そういう、余裕をもった所がカッコいいというか。
どうも、ギリギリ出社が定番になってる人は、信頼ができないイメージです。
その大手企業の人事部の方が言ってました。
彼氏と朝6時に駅で会いましょうと、約束をして、
その約束を守ることができない彼氏だったら、さっさと別れなさい。
だって、その彼氏は、あなたより「布団」を愛してるんですから、と。
うふふ。いいお話でした。
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| ■ 2005/12/31 体調管理 |
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以前、一緒に仕事をしていた彼女のことです。
彼女はよく、「頭が痛い」「身体がだるい」「目が疲れる」などと
身体の不調を、仕事中に訴えていました。
そんな彼女の言葉を聞くと、わたしは心配をして
「無理しない方がいいよ」と声をかけていました。
だけど、そんな彼女が、休憩時間になると、言うんです。
「帰宅すると体調がよくなるから、つい夜更かししてしまう」
「せっかくの休みだから、少しぐらい体調が悪くても遊びに出かけちゃう」
・・・・ どうなんでしょう。
そりゃ、プライベートな時間を、何して過ごそうが、
同僚のあたしが指図できるはずもありませんけど。
一緒に仕事をしてる身としては、あまり感じのいい話じゃないんですよね。
体調が悪いんだったら、さっさと寝て、休日にはゆっくり休んで、
万全の体調で、仕事には出てきてよ〜。
それぐらいの努力はしてほしいよ〜。
体調が悪くても、それでも、どうしても、
夜更かししたり、出かけたりしたいんだったら、
それはそれで自由だけど、
仕事中に「体調が悪い」って言わないでよ〜。
って言いたい気分でした。
わたしは、「体調管理」も仕事のうちだと思うんです。
ある先輩も言っていました。
「毎日、仕事（会社）に行けるということが、健康の証拠なのよ」と。
・・・・そして、その、よく体調不良を訴える彼女と、
長い間一緒に仕事をしているうちに気がつきました。
彼女の「体調が悪い」と言う話は、話半分程度に聞かなきゃいけないということに。
彼女が言葉で言うほど、実際には、体調が悪いわけではなさそうです。
要するに、彼女の「口癖」みたいなものでしょうか。
それに気がついてからは、彼女が夜更かししようが、出歩こうが、
一切、気にならなくなりましたけど。
同時に、仕事中に「体調不良」を訴えられても、
あまり心配しなくなりました。＞いつものことだから・・・
これって、どうなんでしょうねぇ。
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| ■ 2005/12/31 バランス |
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「世の中、すべてバランスが大事」と、教わったことがあります。
夫婦間でバランスが崩れると「離婚」。
会社経営でバランスが崩れると「倒産」。
国と国との関係でバランスが崩れると「戦争」。
確かに、「バランス」が崩れると、いいことはないですよね。
女性の身体も、ホルモンのバランスが崩れると、体調が悪くなるし。
余暇と仕事のバランスが崩れると、ストレスがたまるし。
人間関係も、バランスが崩れると、ケンカになるし。
確かに「バランスが崩れる」というのは、いいことがないようですね。
だから、気持ちの面でも、バランスよく過ごすことがＨａｐｐｙの秘訣だと思います。
忙しくて、イライラしてる時でも、ちょっとベランダへでも出てみて
ふ〜ッと、深呼吸をしてみてはどうでしょう。
ちょっと違う空気を吸うだけでも、気分が変わってくると思うんです。
ずーっと、眉をしかめてては、いいアイデアも出てこないかも。
「動」と「静」
「忙しい」と「ゆとり」
「緩」と「急」
これらのバランスも大事にすれば、気持ちもＨａｐｐｙになれるかも。
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| ■ 2005/12/31 反省 |
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以前、勤務していた会社の社長さんに言われたことがあります。
「お客さん第一」・・・常に自分を反省しなさい、とのことでした。
例えば、電話でお客さんから注文があったとします。
その時、お客さんが言い間違えて注文をしたとしたら・・・
後になって、「言った」「言わない」の揉め事になりますよね。
事実、お客さんが言い間違えたとしても、
そこは、穏便に、うまーく、事を処理するのが、
電話応対をした事務職の腕の見せ所ですよね。
お客さんを怒らせても、何の解決にも得にもなりませんからね。
そうやって、うまく解決した後、反省をするんだそうです。
相手（お客さん）が、言い間違えるような質問の仕方をしなかっただろうか。
こちらが、早口でしゃべって、相手（お客さん）を焦らせてはなかっただろうか。
注文を受けた後、確認はしただろうか。
とにかく、相手のミスは、自分がそのミスを誘ったのでないかと、
反省するんだそうです。
「自分のミスじゃないのに・・・！」
「相手が悪いのに・・・！」
などと、感情的には、腹も立つんですけど、
そうやって反省することが成長につながるんだろうなぁと、
肝に銘じて仕事をしていました。
やはり、「社長さん」という、トップに立つ人からは、
いろいろと教わることも多いですね。
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| ■ 2005/12/31 片付け |
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「片付け上手」とは、どういう人のことを言うんでしょうか。
決められたスペースに、いかにたくさんのモノを収納できるか
・・・ということでしょうか。
うーん、それは、ちょっと違うと思うんですよね。
以前に、何かで読んだことがあります。
「整理」「整頓」「収納」・・・この3つの頭文字をとって「3S」。
これが、「片付け上手」の基本だそうです。
例えば、机の上にたくさんのモノがちらかっていたとします。
まず、ペンはペン、ノートはノート、書類は書類と、分類しますよね。
これは「整頓」ですよね。
次に、それぞれの定位置にしまいます。これは「収納」ですよね。
そして、さらにわかりやすく、ラベルをはったり、インデックスをはったりします。
これは「整理」ですよね。
この「3S」が、全部できて、「片付け上手」になるそうです。
これは、自宅でも事務所でも同じだと思うんです。
そして、パソコンの中とか、自分の頭の中とか・・・
常に、片付いている状態にしておきたいものです。
それが、仕事がはかどるコツでもありますよね。
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| ■ 2005/12/31 女性の気持ち |
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「女心と秋の空」
どうやら、昔から、女性は移り気らしいです。
わたしは、この「移り気」が、結構、経済に貢献してるんじゃないかと思うんですよね。
「何にお金（お小遣い）を使いますか？」という質問をしたら・・・・
男性は、「趣味に注ぎ込む」という答えが多いんじゃないかと思うんです。
（思い込みかな？）
それに比べて、女性の場合は、年代によって差が出るんじゃないかと、
わたしは思うんです。
ただし、常に、キーワードは「磨きをかける」かな。
独身のころ・・・ 自分の外見を磨くことにお金をかける。
エステやファッションなどにね。
結婚して子どもが生まれる・・・ 子どもを磨くことにお金をかける。
子どものファッションや教育ね。
子育てに余裕がうまれると・・・ 自分の内面に磨きをかける。
趣味や勉強のスクールに通うようになるよね。
さらに年齢が上になる・・・ 自分の周りに磨きをかける。
ガーデニングやインテリアに凝りだすよね。
もっと年齢を重ねる・・・ 思い出に磨きをかけたくなる。
だから、旅行に出かけるようになる。
まだまだ年齢を重ねる・・・ 自分の身体・健康に磨きをかける。
健康食品などを購入するようになるよね。
「お金を使う」ことに関しても、こうやって年代で差が出るのが女性。
「お金を稼ぐ」ことも、
その方法が年代によって違いがあってもいいんじゃないかなぁ。
同じ仕事を、一生やりつづけることも、幸せだと思います。
でも、いろんな仕事を、いろんなカタチで経験するもの、楽しいんじゃないかな。
正社員、パート、派遣・・・雇用体系もいろいろあるご時勢。
家族と自分の年齢とともに、環境に合わせて、
働き方を考えればいいと思う、このごろです。
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| ■ 2005/12/31 総務の仕事 |
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「営業職」の人は、いつもお客さんのニーズに応えることを考えてると思います。
こういう提案をしたら、喜んでもらえるんじゃないか・・・
今は、この情報を、欲しがってるんじゃないか・・・
これからは、この商品が役立つんじゃないか・・・
そうやって、お客さんのニーズを先読みして、提案や情報提供をすることで、
お客さんに喜んでもらえ、仕事もスムーズに運び、
ひいては、それが営業にはねかえるんだと思うんです。
「総務」の仕事とは、社内の人たちが、
気持ちよく仕事に就けるよう、スムーズに仕事が運ぶよう、
環境を整えることだと思います。
だから、「総務」にとっては、社長や従業員たちが、
「お客さん」なんじゃないかと思うんですよね。
たとえ、同僚であっても、後輩であっても、気配りが大事なことだと思います。
そして、ひいては、それが、自分自身の仕事にはねかえってくるはず。
気配り上手で、人間関係がスムーズであれば、
総務の仕事は、はかどりやすいですからね。
いつも、相手のニーズを考えて、笑顔で接しようと思って仕事をしています。
会社のいい空気を作るのは、総務の仕事かもしれない・・・
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| ■ 2005/12/31 事務職の仕事 |
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「事務職」という仕事は、目標を数字で表すことが難しいと思うんです。
例えば、「売上げ○○万円」とか、「取引件数○○件」とか、
「営業」のようには、言い表せないから。
そういう事務職に携わる人間にとって、
目標は「事務能力」を高めることじゃないかと思います。
つまり、いかに「早く」仕事をこなせるかというところかな。
そして、これには、コツがあると、昔、上司に言われたことがあります。
電卓の早打ちや、ワープロの早打ちだけでは、事務能力は上がらないんです。
「自分自身がラクになる方法」を、
常に、頭において、行動することがコツなんだそうです。
もちろん、手抜きをすることじゃないですよ〜。
手間を省くこと・・・無駄をなくすこと・・・ミスをなくすこと・・・
これが大事なんです。
「これって、面倒だわ」
「何で、同じことを何度もやらなきゃいけないのかな」
「これ、もっと簡単なやり方がないのかな」
「どうやったら、チェック機能が働いて、ミスがなくなるかしら」
と、常に、もっと手間が省けて、正確な事務処理ができる方法を考える、
これが、「事務職」には、一番大事なことだと、教えてもらいました。 |
